Nutzungsbedingungen

1. Anbieter und Geltungsbereich

MailSync Cloud wird von Thomas Lentes, Einzelunternehmer, Kirchstraße 26, 54518 Sehlem, Deutschland, betrieben. Kontakt: info@mailsync.cloud.

Diese Bedingungen gelten für MailSync-Abonnements, bei deren Buchung sie ausdrücklich einbezogen werden. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen, nicht an Verbraucher. Wer für eine Organisation bucht, muss dafür vertretungsberechtigt sein.

Die Veröffentlichung dieser Bedingungen ist noch keine Bestellung und ändert keine bestehenden Einzelvereinbarungen. Ein kostenpflichtiger Vertrag setzt einen freigeschalteten Bestellprozess und eine ausdrückliche Bestellung voraus.

2. Leistungsumfang

MailSync Cloud ermöglicht die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen für Microsoft 365 und Outlook. Dazu gehören je nach bereitgestelltem Funktionsumfang Unternehmens- und Personendaten, Abteilungen, Signaturvorlagen, Logos, Banner, Kontaktsymbole, Links und ergänzende Hinweise.

Das Outlook-Add-in ruft die zur Person und Organisation gehörende Signatur ab und fügt sie in unterstützten Outlook-Anwendungen beim Verfassen einer Nachricht ein. Darstellung und unterstützte Funktionen können vom Gerät, Outlook-Client, Betriebssystem und der Microsoft-Bereitstellung abhängen. Maßgeblich sind die zum Vertragsschluss angegebenen unterstützten Anwendungen und Voraussetzungen.

MailSync ersetzt weder Microsoft 365 noch einen E-Mail-Dienst. Erforderliche Microsoft-Lizenzen, Internetzugang und geeignete Endgeräte stellt der Kunde bereit. Eine garantierte, von Microsoft unabhängige Bereitstellungszeit des Add-ins wird nicht zugesagt.

3. Organisation, Zugänge und Nutzerplätze

Ein MailSync-Kundenzugang verwaltet die Daten der jeweiligen Organisation. Administratoren legen Personen an, vergeben die vorgesehenen Rollen und pflegen die für Signaturen benötigten Angaben. Anmeldedaten sind vertraulich zu behandeln; Zugänge dürfen nicht unbefugt weitergegeben werden.

Ein Nutzerplatz berechtigt zur Aktivierung einer Person im Rahmen der gebuchten organisationsweiten Platzanzahl. Verwaltungszugänge und Personen für Signaturen sind unterschiedliche Funktionen. Eine Personenanlage oder Reaktivierung kauft nicht automatisch zusätzliche Plätze.

Zusätzliche Plätze werden durch einen berechtigten Organisationsinhaber oder Administrator ausdrücklich gebucht. Die Preisvorschau zeigt die beabsichtigte Gesamtzahl sowie anfallende Kosten. Erst nach Bestätigung wird die Änderung beauftragt; die technische Freigabe folgt dem verifizierten Buchungsstand.

4. Einmaliger Testzeitraum

Die sieben kostenlosen Testtage gelten einmalig für die gesamte MailSync-Organisation. Weitere Personen, neue Verwaltungszugänge und zusätzliche Nutzerplätze beginnen keinen eigenen Testzeitraum. Beginn und Ende werden beim Abschluss beziehungsweise im Kundenbereich angezeigt.

Eine automatische kostenpflichtige Fortsetzung setzt voraus, dass sie bei der Bestellung ausdrücklich vereinbart wurde. Die bloße Anlage weiterer Personen löst keine Bestellung aus. Eine kostenlose Erprobung ist keine zusätzliche Geld-zurück-Garantie. Gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

5. Bestellung und Preise

Thomas Lentes stellt die MailSync-Software bereit. Eine kostenpflichtige Bestellung erfolgt nur nach ausdrücklicher Bestätigung der angebotenen Leistung und Konditionen. Eine technische Testbuchung in einer ausdrücklich gekennzeichneten Sandbox ist keine kostenpflichtige Bestellung.

Bei Bestellungen über Stripe Managed Payments tritt Stripe als Merchant of Record auf; der Verkauf wird im Bestellvorgang als „Sold through Link“ bezeichnet. Für diese Verkaufs- und Zahlungsabwicklung gelten die dort einbezogenen Stripe-/Link-Kaufbedingungen. Die beteiligte Verkaufsgesellschaft und der verbindliche Gesamtbetrag werden vor dem Abschluss angezeigt. Thomas Lentes bleibt für die MailSync-Software, ihre Bereitstellung und den Produktsupport verantwortlich. Die MailSync-Nutzungsbedingungen ersetzen nicht die Kaufbedingungen von Stripe/Link.

Stripe Managed Payments übernimmt für die darüber abgewickelten Verkäufe die Berechnung und Abwicklung anwendbarer Verkaufssteuern im unterstützten Umfang sowie die Bereitstellung der Zahlungsbelege. Die Kleinunternehmerregelung des MailSync-Betreibers bedeutet nicht, dass ein Verkauf über Stripe/Link ohne Umsatzsteuer erfolgt. Maßgeblich ist der im Bestellvorgang angezeigte Gesamtpreis. Zahlungsmittel und Rechnungen verwalten Sie über die für Ihre Buchung angebotene Stripe-/Link-Zahlungsverwaltung; der MailSync-Kundenbereich bietet den zugehörigen Zugang, soweit für Ihr Abonnement verfügbar.

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Softwareleistung. Informationen zu Erstattungen enthält die Erstattungsrichtlinie von MailSync.

Maßgeblich sind der bestätigte Leistungsumfang, der Abrechnungszeitraum und der vor Abschluss angezeigte Gesamtpreis einschließlich gegebenenfalls anfallender Steuern. Vertragspartner und Zahlungsbedingungen werden vor einer kostenpflichtigen Bestellung benannt.

6. Laufzeit und Beendigung

Das monatliche Abonnement verlängert sich um jeweils einen Monat, soweit beim Abschluss nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Eine Kündigung ist zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums möglich. Nutzen Sie die in der Bestellbestätigung genannte Zahlungsverwaltung oder wenden Sie sich an info@mailsync.cloud.

Personen zu löschen, das Add-in zu entfernen oder die Software nicht zu nutzen ist keine Abokündigung. Eine Kündigung ist nicht automatisch ein Erstattungsantrag. Nach dem wirksamen Vertragsende entfällt die Berechtigung zur weiteren Nutzung der kostenpflichtigen Signaturfunktionen. Bereits verschickte E-Mails und gespeicherte Kopien von Signaturen werden dadurch nicht zurückgerufen.

Datenrückgabe nach Leistungsende

Die Rückgabe Ihrer bei MailSync verwalteten Organisationsdaten erfolgt auf Anfrage über den MailSync-Support unter info@mailsync.cloud oder das Kontaktformular. Nach Prüfung der Berechtigung stellen wir die Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format über einen abgestimmten sicheren Übertragungsweg bereit. Ein selbstständig bedienbarer Datenexport im Kundenportal ist nicht Bestandteil der Leistung.

Eine Kündigung beendet zum wirksamen Vertragsende die Berechtigung zur Nutzung der kostenpflichtigen Signaturfunktionen; sie löst nicht automatisch eine Datenlöschung aus. Eine Datenrückgabe verlängert weder das Abonnement noch den Testzeitraum. Gesetzliche Rechte und bereits vereinbarte Rückgabeansprüche bleiben unberührt.

Für personenbezogene Daten im Kundenauftrag richten sich Rückgabe und Löschung nach der vereinbarten Auftragsverarbeitung und den rechtmäßigen Weisungen des Kunden. Nach Abschluss der Verarbeitungsleistungen werden diese Daten nach Wahl des Kunden zurückgegeben oder gelöscht; vorhandene Kopien werden gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht. Das Vorgehen einschließlich des Umgangs mit Sicherungskopien stimmen wir mit dem berechtigten Ansprechpartner ab. Daten werden nicht allein für eine unbestimmte spätere Reaktivierung gespeichert.

Gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungs- und Vertragsnachweise werden hiervon getrennt behandelt, auf das Erforderliche beschränkt und nicht für die weitere Signaturbereitstellung genutzt. Bereits versandte E-Mails und Datenkopien beim Kunden oder dessen Empfängern werden durch eine MailSync-Löschung nicht entfernt.

7. Zahlungsstörungen und technische Freigabe

Ein erfolgreicher Browserhinweis allein ist kein Nachweis des Lizenzstatus. MailSync verarbeitet bestätigte Zahlungs- und Abonnementinformationen. Bei unklaren oder widersprüchlichen Daten kann eine Prüfung nötig sein; es wird dadurch keine weitere Buchung automatisch ausgelöst.

Bei abgelaufener oder nicht wirksam freigegebener Lizenz können Signaturabruf und weitere Personenaktivierungen eingeschränkt sein. Die Abrechnungsverwaltung zur Klärung offener Zahlungen bleibt für berechtigte Kunden erreichbar, soweit das Konto nicht aus anderen rechtmäßigen Gründen gesperrt ist.

Bei Zahlungsproblemen erhält der Kunde die für die Klärung erforderlichen Informationen über den Zahlungsanbieter oder MailSync. Eine ausbleibende Zahlung ist nicht automatisch eine Kündigung oder eine Anweisung zur Datenlöschung. Gesetzliche Voraussetzungen für Mahnung, Einschränkung oder Vertragsbeendigung bleiben unberührt. Unberechtigte Einschränkungen können beim MailSync-Support gemeldet werden.

8. Inhalte und zulässige Nutzung

Der Kunde trägt die Verantwortung dafür, dass eingestellte Namen, Kontaktdaten, Logos, Bilder, Links und sonstige Inhalte richtig sind und verwendet werden dürfen. Das gilt insbesondere für Rechte an Bildern und Marken sowie die Information betroffener Beschäftigter. Unzulässig sind rechtswidrige Inhalte und die Umgehung von Zugriffs-, Mandanten- oder Lizenzgrenzen.

Signaturtexte und eingeblendete Pflichtfelder sind technische Hilfsmittel. MailSync erteilt keine individuelle Rechtsberatung und garantiert nicht, dass eine konkrete Signatur sämtliche rechtlichen Anforderungen des Kunden erfüllt. Der Kunde prüft die tatsächlich verwendete Signatur vor ihrem Einsatz.

9. Datenschutz und Unterstützung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten enthält die Datenschutzerklärung von MailSync Cloud. Soweit Beschäftigtendaten im Auftrag des Kunden verarbeitet werden, ist vor dieser Verarbeitung ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen. Diese Nutzungsbedingungen ersetzen diesen Vertrag nicht.

Technische Probleme können unter info@mailsync.cloud gemeldet werden. Bitte nennen Sie betroffene Anwendung, Ablauf und Fehlermeldung, jedoch keine Passwörter, Zugangstokens oder vollständigen Zahlungsdaten. Ein bestimmter Reaktionszeitraum oder eine feste Verfügbarkeitsquote wird nur aufgrund einer gesonderten ausdrücklichen Vereinbarung zugesagt.

10. Individuelle Vereinbarungen und gesetzliche Rechte

Individuell eingeräumte Lifetime-Lizenzen richten sich nach ihrer gesonderten Vereinbarung, einschließlich Dauer und Nutzerzahl. Für sie wird nicht automatisch ein zusätzliches Abonnement angelegt.

Für Mängel und die Haftung des Softwareanbieters gelten die gesetzlichen Vorschriften, soweit keine wirksame individuelle Vereinbarung besteht. Zwingende gesetzliche Rechte werden durch diese Bedingungen nicht eingeschränkt. Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen werden nicht allein durch einen Software-Release oder den Austausch dieser Website wirksam.