Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Thomas Lentes
MailSync Cloud
Kirchstraße 26
54518 Sehlem
Deutschland

E-Mail: info@mailsync.cloud
Telefon: +49 151 56177423

Unter diesen Kontaktdaten erreichen Sie uns auch bei Datenschutzfragen und zur Ausübung Ihrer Rechte.

2. Kundenkonten und Signaturdaten: unterschiedliche Verantwortlichkeiten

Für den Betrieb unserer Website, die Verwaltung unserer Geschäftsbeziehungen und Kundenkonten sowie unsere eigene Kommunikation ist Thomas Lentes verantwortlich.

Bei den von einer Kundenorganisation hinterlegten Beschäftigten- und Signaturdaten bestimmt hingegen die Kundenorganisation, welche Angaben für welche Personen verwendet werden. MailSync verarbeitet diese Daten zur Bereitstellung der Signaturen im Auftrag der Kundenorganisation. Dazu gehören beispielsweise Daten, die Ihr Arbeitgeber eingibt oder über seine Microsoft-365-Anbindung bereitstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verwendung dieser Daten legt die verantwortliche Kundenorganisation fest. Ergänzend gelten deren Datenschutzinformationen.

3. Besuch der Website und technische Zugriffe

Beim Aufruf unserer Website und Schnittstellen verarbeitet der Webserver Verbindungs- und Abrufdaten. Dazu gehören insbesondere die IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel des Abrufs, der Antwortstatus sowie technische Angaben des Browsers oder der verwendeten Anwendung. Entsprechende Zugriffe entstehen auch beim Abruf von Signaturen und zugehörigen Bildern.

Die Verarbeitung ermöglicht die Auslieferung der angeforderten Inhalte und dient der Stabilität, Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einem funktionsfähigen und sicheren Onlineangebot. Für die Protokollierung und Aufbewahrung gelten die Kriterien in Abschnitt 9.

4. Kundenportal, Anmeldung und Berechtigungen

Für die Einrichtung und Nutzung eines Kundenkontos verarbeiten wir insbesondere Namen, E-Mail-Adresse, Organisationszugehörigkeit, Rollen, Kontostatus und die zur Anmeldung erforderlichen Authentifizierungs- und Sitzungsdaten. Bei Verwendung einer Zwei-Faktor-Anmeldung kommen die zugehörigen Sicherheits- und Gerätebestätigungsdaten hinzu. Sicherheitsrelevante Anmelde- und Verwaltungsvorgänge können zur Missbrauchserkennung und Nachvollziehbarkeit protokolliert werden.

Diese Daten werden von Ihnen oder den zuständigen Administratoren Ihrer Organisation bereitgestellt beziehungsweise bei der Nutzung erzeugt. Wir verwenden sie, um Zugänge, Organisationszuordnung, Berechtigungen und den gebuchten Leistungsumfang zu verwalten.

Sind Sie selbst unser Vertragspartner, beruht die erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Handeln Sie für ein Unternehmen, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO maßgeblich; unser berechtigtes Interesse ist die Abwicklung der Geschäftsbeziehung mit diesem Unternehmen. Die Sicherung der Zugänge erfolgt ebenfalls auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am Schutz des Dienstes und der Kundendaten.

5. Signaturen und Microsoft 365

Signaturinhalte

Die Kundenorganisation kann unter anderem Namen, Funktionen, Abteilungen, geschäftliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Unternehmensangaben, Logos, Banner, Internetadressen und Social-Media-Links hinterlegen. MailSync erstellt daraus die eingestellten Signaturen und Vorschauen und liefert sie an die berechtigten Outlook-Anwendungen aus. Ein optionaler Kontakt-QR-Code enthält die hierfür vorgesehenen Kontaktdaten.

Die Organisation entscheidet, welche Inhalte in ihrer Signatur erscheinen. Beim Versand einer E-Mail gelangen diese Angaben zu den jeweiligen Empfängern. Eine spätere Änderung oder Löschung in MailSync entfernt keine bereits versandten Signaturen oder beim Empfänger gespeicherten Kopien.

Bilder und andere verlinkte Signaturressourcen können durch die E-Mail-Anwendung nachgeladen werden. Hierbei verarbeitet der ausliefernde Server technische Abrufdaten wie in Abschnitt 3 beschrieben. Der Abruf kann auch durch einen Bild-Proxy oder einen Sicherheitsdienst des E-Mail-Anbieters erfolgen. Beim Öffnen eines externen Links gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen des jeweiligen Zielanbieters.

Microsoft-Anbindung und automatische Zuordnung

Bei einer verbundenen Microsoft-365-Organisation erhält MailSync die für den Abgleich erforderlichen Verzeichnisangaben von Microsoft. Verarbeitet werden insbesondere Mandanten- und Kontokennungen, E-Mail-Adressen, Microsoft-Anmeldenamen und Anzeigenamen. Sie dienen der Zuordnung eines Microsoft-Kontos zur entsprechenden MailSync-Person und der Auslieferung der richtigen Signatur.

Das Outlook-Add-in ruft diese Signatur ab und fügt sie beim Schreiben ein. Für diesen Signaturabruf werden Nachrichtentext, Betreff und Empfängerliste nicht zur Signaturerstellung an MailSync übertragen. Das betrifft den Abruf bei MailSync, nicht die sonstige Verarbeitung Ihrer E-Mails durch Microsoft.

Die Kundenorganisation verwaltet ihre Microsoft-Berechtigungen und die Bereitstellung des Add-ins. Microsoft verarbeitet Daten außerdem im Rahmen der von der Kundenorganisation genutzten Microsoft-Dienste. Hierfür gelten deren Vereinbarungen und Datenschutzinformationen.

6. Kontakt und Support

Im öffentlichen Kontaktformular geben Sie E-Mail-Adresse, Anliegen, Betreff und Nachricht sowie optional Ihren Namen und Ihr Unternehmen an. Diese Angaben werden als E-Mail an info@mailsync.cloud übermittelt; die angegebene E-Mail-Adresse dient als Antwortadresse. Dateianhänge und automatische Bestätigungs-E-Mails an die eingegebene Adresse sind nicht vorgesehen. Zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen werden kurzlebige, kryptografisch abgeleitete Kennungen für Anfragehäufigkeit und Mehrfachübermittlung im Arbeitsspeicher verwendet, bei entsprechend geschützter Proxy-Anbindung auch aus der IP-Adresse. Die Anwendungskennungen verfallen nach 15 Minuten beziehungsweise spätestens zwei Stunden und werden zusätzlich minütlich bereinigt. Formularinhalte werden nicht dauerhaft in einer zusätzlichen Formulardatenbank gespeichert. Davon getrennt gelten die Aufbewahrung der eingegangenen E-Mail und die technischen Serverprotokolle aus Abschnitt 3 und 9. Die Bearbeitung einer Anfrage ist keine Anmeldung zu Werbung.

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über den Support im Kundenportal kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Anfrage und gegebenenfalls mitgesendete Anhänge. Im Portalsupport gehören dazu auch Organisationsbezug, Bearbeitungsstatus und Lesestände. Dies dient der Beantwortung, Bearbeitung und Nachverfolgung Ihres Anliegens.

Rechtsgrundlage ist bei Ihren eigenen Vertrags- und vorvertraglichen Anfragen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei geschäftlichen Ansprechpartnern oder sonstiger Korrespondenz ist es Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung der an uns gerichteten Anliegen.

Das Schließen eines Supportfalls ist keine Löschung: Nachrichten und Anhänge bleiben zunächst im Verlauf erhalten. Für die weitere Aufbewahrung gelten die Kriterien in Abschnitt 9. Bitte senden Sie uns keine Passwörter oder vollständigen Zahlungsdaten.

7. Hosting, E-Mail und weitere Empfänger

MailSync nutzt folgende Anbieter für die technische Bereitstellung:

• Hetzner Online GmbH, Deutschland: Hosting des Webdienstes und Speicherung von Sicherungskopien. Der eingesetzte Server und die separate Backup-Storage-Box befinden sich in Falkenstein, Deutschland. Dabei werden die für den Betrieb gespeicherten Portal- und Signaturdaten sowie technische Verbindungsdaten verarbeitet.
• IONOS SE, Deutschland: Domain- und DNS-Dienste sowie Versand, Empfang und Speicherung unserer Kontakt-E-Mails. Seit dem 10. Oktober 2026 werden Nachrichten an info@mailsync.cloud und admin@mailsync.cloud an unser IONOS-Postfach weitergeleitet. Auch Nachrichten aus unserem Kontaktformular gehen dort ein. Dabei werden Absender- und Empfängeradressen, Nachrichteninhalte, Anhänge und technische Zustellinformationen verarbeitet.

Zweck und Rechtsgrundlage richten sich nach dem jeweiligen Vorgang aus den vorstehenden Abschnitten. Bei Kundendaten, die MailSync im Auftrag verarbeitet, erfolgt der Einsatz der technischen Dienste innerhalb dieser Verarbeitung.

Weitere Empfänger sind, soweit für die jeweilige Funktion erforderlich, berechtigte Administratoren der Kundenorganisation, die angebundenen Microsoft-Dienste sowie die Empfänger versandter Signaturen. Behörden oder Gerichte können Daten erhalten, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Soweit zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich, kommt eine Weitergabe an rechtliche Berater auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO in Betracht.

Die eigenständige Verarbeitung durch einen E-Mail-Empfänger oder dessen Dienstanbieter richtet sich nicht nach dieser Datenschutzerklärung. Insbesondere bei weltweit genutzten E-Mail-Diensten können Daten auch außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.

Zahlungen und Abonnements über Stripe Managed Payments

Bei einer Buchung über Stripe Managed Payments wird der Verkauf über Stripe unter der Bezeichnung „Sold through Link“ abgewickelt. Beteiligt sind insbesondere Stripe Payments Europe, Limited (Irland) und die Stripe-Gesellschaft Sold through Link, LLC. Die für Ihre Bestellung geltenden Anbieterangaben und Bedingungen werden im Bestellvorgang angezeigt. MailSync bleibt für die Bereitstellung der Software und den Produktsupport zuständig.

Zum Start einer Bestellung übermittelt MailSync die E-Mail-Adresse des berechtigten Buchenden, eine Organisations- und Bestellkennung sowie Produkt, Preis, Platzanzahl und gegebenenfalls das Ende des organisationsweiten Testzeitraums an Stripe. Im Stripe-Bestellvorgang geben Sie weitere erforderliche Rechnungs- und Zahlungsangaben ein, etwa Name, Rechnungsanschrift, Zahlungsmittel und gegebenenfalls steuerliche Angaben. Stripe verarbeitet außerdem technische Verbindungs- und Geräteinformationen für Zahlungsabwicklung, Sicherheit und Betrugserkennung.

MailSync erhält die für Zuordnung, Lizenzverwaltung, Rechnungszugriff und Abgleich erforderlichen Kunden-, Bestell-, Rechnungs-, Zahlungs- und Abonnementinformationen, einschließlich Beträgen, Währung, Steuern, Platzanzahl, Laufzeit und Status. Wir speichern außerdem die ausdrücklich bestätigte Vertragsfassung, die bestätigende Person und den zugehörigen Buchungsvorgang. Signaturinhalte, Beschäftigtenlisten und E-Mail-Nachrichtentexte werden für die Abrechnung nicht an Stripe übermittelt. Vollständige Kartennummern und Kartenprüfcodes werden nicht in MailSync erfasst; Zahlungsmittel werden auf den Seiten von Stripe verwaltet.

Unsere Verarbeitung dient der gewünschten Buchung, der Bereitstellung des gebuchten Leistungsumfangs sowie der Bearbeitung von Zahlungsfragen und Erstattungen. Rechtsgrundlage ist bei eigenen Vertragsbeziehungen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, bei Ansprechpartnern einer Kundenorganisation Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist die sichere und nachvollziehbare Abwicklung dieser Geschäftsbeziehung. Gesetzlich erforderliche Abrechnungsnachweise werden nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO verarbeitet. Für die Speicherdauer gelten die Kriterien in Abschnitt 9.

Stripe verarbeitet Daten für eigene Verkaufs-, Sicherheits- und gesetzliche Zwecke in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Soweit Stripe einzelne Leistungen weisungsgebunden für uns erbringt, gelten die hierfür vorgesehenen Auftragsverarbeitungsbedingungen. Stripe wird dadurch nicht zum Auftragsverarbeiter der in MailSync gepflegten Beschäftigten- und Signaturdaten.

Bei Stripe und seinen Dienstleistern kann eine Verarbeitung auch außerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, erfolgen. Stripe beschreibt dafür unter anderem das EU-US Data Privacy Framework für erfasste Übermittlungen an entsprechend zertifizierte Empfänger sowie Standardvertragsklauseln für die einschlägigen Übermittlungen. Informationen zu Empfängern, Schutzmechanismen, Speicherdauer und Ihren Rechten finden Sie in der Stripe-Datenschutzerklärung, der Link-Datenschutzerklärung und den Stripe-Regelungen zu internationalen Datenübermittlungen. Eine Kopie beziehungsweise nähere Informationen zu den einschlägigen Garantien können Sie auch über unsere Kontaktadresse anfordern.

8. Cookies und Zwischenspeicherung

Für die Anmeldung und Absicherung des Kundenportals verwendet MailSync technische Cookies beziehungsweise vergleichbare Speichermechanismen. Sie ermöglichen es, eine Anmeldung einem Konto zuzuordnen, die Sitzung zu sichern und auf Wunsch ein für die Zwei-Faktor-Anmeldung bestätigtes Gerät wiederzuerkennen.

Die reguläre Sitzung ist auf zwölf Stunden ausgelegt und kann bei weiterer Nutzung erneuert werden. Für den vorläufigen Zwei-Faktor-Anmeldeschritt sind zehn Minuten vorgesehen, für die optionale Bestätigung eines vertrauenswürdigen Geräts bis zu dreißig Tage. Diese Laufzeiten betreffen die jeweilige Anmeldefunktion, nicht sämtliche zugehörigen Serverprotokolle.

Für Speicherungen und Zugriffe, die zur Bereitstellung der ausdrücklich gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich sind, gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf den in Abschnitt 4 genannten Rechtsgrundlagen. Sie können Cookies über Ihren Browser löschen oder einschränken; dadurch können eine erneute Anmeldung nötig oder einzelne Funktionen nicht mehr nutzbar sein.

Das reguläre Outlook-Add-in verwendet außerdem einen vorübergehenden Arbeitsspeicher-Cache für Signaturen, um wiederholte Abrufe zu beschleunigen. Dieser Cache ist von den im MailSync-Portal gespeicherten Daten sowie von gespeicherten Entwürfen und versandten E-Mails zu unterscheiden.

Die Zahlungsseiten und die Zahlungsmittelverwaltung werden bei Stripe geöffnet. Auf den MailSync-Seiten wird dafür kein eingebettetes Stripe-Zahlungsformular geladen. Für Cookies und vergleichbare Speicherungen auf Stripe- oder Link-Seiten gelten die dortigen Informationen und Auswahlmöglichkeiten; eine Zustimmung zu optionalen Zwecken wird durch die Nutzung von MailSync nicht ersetzt.

9. Speicherdauer und Löschung

Maßgeblich für die Aufbewahrung sind der jeweilige Zweck, die Dauer der Geschäftsbeziehung, notwendige Nachweise und gesetzliche Pflichten:

• Konto- und Vertragsdaten: Erforderlich sind sie während der Nutzung und soweit anschließend noch die Vertragsabwicklung, offene Ansprüche oder gesetzliche Nachweispflichten bestehen.
• Signatur- und Personendaten im Kundenauftrag: Maßgeblich sind die Verwaltung durch die Kundenorganisation und deren Weisungen zur weiteren Verarbeitung, Rückgabe oder Löschung. Eine bloße Deaktivierung ist nicht mit der Löschung einer Person gleichzusetzen.
• Anfragen und Support: Maßgeblich sind die Bearbeitung und erforderliche Nachverfolgung des Anliegens sowie gegebenenfalls seine Bedeutung als Vertrags- oder Geschäftskorrespondenz oder als Nachweis bei einem Streitfall. Allein das Schließen des Vorgangs beendet die Speicherung nicht.
• Technische und Sicherheitsprotokolle: Maßgeblich sind die für Betriebskontrolle, Fehleranalyse und Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle benötigten Zeiträume. Die Webserverprotokolle unterliegen einer Rotation; bei einem Vorfall kann eine gesonderte Sicherung der relevanten Nachweise erforderlich sein.
• Abrechnungs- und gesetzliche Nachweise: Maßgeblich sind die jeweils anwendbaren handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sowie gegebenenfalls noch offene Verfahren oder Ansprüche.

Nach Wegfall des Zwecks und entgegenstehender Aufbewahrungsgründe sind die Daten zu löschen oder zu anonymisieren. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten betreffen die dafür erforderlichen Unterlagen, nicht pauschal sämtliche Kontoinhalte. Anfragen zur Aufbewahrung oder Löschung Ihrer Daten können Sie an die in Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse richten.

Sicherungskopien dienen der Wiederherstellung bei einem Datenverlust und werden getrennt vom laufenden System verwaltet. Eine Löschung im Portal entfernt Daten nicht zugleich aus allen vorhandenen Sicherungen. Bereits versandte E-Mails und Kopien bei Empfängern liegen außerhalb der Löschmöglichkeiten von MailSync.

10. Ihre Datenschutzrechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
• Berichtigung unrichtiger und Ergänzung unvollständiger Daten;
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit bei entsprechend automatisierter Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrags oder einer Einwilligung;
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe solcher Gründe Widerspruch einlegen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist folgende Behörde eine Anlaufstelle:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Kontakt zur Datenschutzaufsicht

Bei Signaturdaten, die Ihre Arbeitgeber- oder Kundenorganisation verwaltet, können Sie sich unmittelbar an diese Organisation wenden. MailSync unterstützt sie bei der Bearbeitung im Rahmen seines Auftrags.

11. Bereitstellung von Daten und Änderungen

Die Nutzung der Website und die Kontaktaufnahme sind grundsätzlich freiwillig. Ohne die für Anmeldung, Berechtigungsprüfung und Signaturauslieferung benötigten Angaben können die jeweiligen Funktionen jedoch nicht bereitgestellt werden. Welche zusätzlichen Angaben in einer Signatur erscheinen, bestimmt die berechtigte Kundenorganisation.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich unsere Dienste oder die maßgeblichen Datenverarbeitungen ändern. Den Stand finden Sie am Anfang des Textes.